Estimer le nombre de participants et les besoins
La préparation commence par l’estimation précise du nombre de participants. Il faut avoir une idée précise du nombre pour prévoir suffisamment d’espace, de chaises, de boissons et de nourriture. Il est donc indispensable de fixer une liste des participants et de s’y tenir tout en prévoyant quelques “extras” au cas où.
Ensuite, il faut définir le type d’événement à organiser et les besoins qui en découlent.
L’estimation précise du nombre de participants et des besoins de l’événement permet d’estimer avec autant de précision le budget nécessaire.
L’estimation permet également de solliciter des devis plus facilement auprès des services de traiteurs et loueurs de salles et de mieux négocier avec ces derniers.
Le choix du lieu
L’événement peut bien sûr se dérouler au siège de l’entreprise, mais l’idéal est de choisir un lieu plus accueillant et équipé pour l’organisation d’événements. Il est alors possible de choisir un restaurant, un bar ou un hôtel louant des salles de réception. Il est aussi possible de louer une maison ou un loft événementiel . Cette dernière option est possible dans toutes les villes de France et offre un cadre moderne et chaleureux pour tous les types d’événements professionnels.
Dans tous les cas, le lieu où se tiendra l’événement doit être choisi avec soin, il doit être accueillant, accessible, bien situé et suffisamment grand pour le nombre d’invités attendus.
S’attacher les services de professionnels
Pour l’organisation de votre événement, surtout s’il est de grande envergure, il est impératif de recourir aux services de prestataires de services spécialisés dans l’événementiel, le service et le catering.
Vous pouvez confier chaque type de tâche à une entreprise différente, mais l’idéal reste de n’engager qu’une seule entreprise qui s’occupe de tous les détails. Celle-ci doit alors fournir le mobilier, la vaisselle, le linge, la nourriture et les boissons et elle doit aussi se charger de la logistique et du service. Pour bien choisir l’entreprise, privilégiez celle qui est la plus réactive, qui répond complètement à votre cahier des charges et dispose de moyens suffisants.
Ne pas oublier les formalités administratives
L’organisation de certains types d’événements, notamment avec un public nombreux ou dans un lieu public, nécessite une autorisation préfectorale.
Si vous organisez un évènement associatif, il peut être nécessaire de faire une déclaration ou une demande d’autorisation. C’est notamment le cas si de la musique doit être diffusée pendant l’événement ou si vous souhaitez ouvrir un bar ou une buvette pour les participants. Si l’événement nécessite l’emploi d’un salarié payé via le chèque emploi-associatif ou des intermittents du spectacle via le guichet unique du spectacle occasionnel, la déclaration est aussi nécessaire.
